Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail: info@jansen-hausservice.de
Telefon: 0208 63572558

Diese Hinweise erläutern die Datenverarbeitung auf dem Workflow-Digital-Internetauftritt und bei der Registrierung und Anmeldung zum WinFlow-Betriebszugang. Fragen zum Datenschutz und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

2. Aufruf der Website und Hosting

Bei einem Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Antwortstatus sowie Browser- und Geräteinformationen. Diese Daten werden für die Auslieferung der Website, die Fehleranalyse und den Schutz vor Missbrauch verarbeitet.

Die Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Für die Verarbeitung europäischer Daten sieht das OpenAI-Datenverarbeitungsabkommen OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland vor. Zur technischen Bereitstellung werden unter anderem Infrastruktur- und Sicherheitsdienste von Cloudflare eingesetzt. Strato verwaltet die Domain; die Website selbst wird nicht auf einem Strato-Webspace gehostet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung des Internetauftritts. Technische Protokolle werden für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr verarbeitet. Ihre Aufbewahrung richtet sich nach dem hierfür erforderlichen Zeitraum und den Betriebs- und Sicherheitsvorgaben der Hostingplattform; bei konkreten Sicherheitsvorfällen kann eine längere Sicherung zur Aufklärung und Rechtsverfolgung erforderlich sein.

3. Hostingdienstleister und internationale Verarbeitung

Hosting- und Infrastrukturleistungen können eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, einschließen. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland wird nicht zugesagt. Das für Sites veröffentlichte Datenverarbeitungsabkommen von OpenAI sieht für Übermittlungen europäischer Daten Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Informationen zu den eingesetzten Garantien können über die oben genannte Kontaktadresse angefordert werden.

Weitere Informationen: OpenAI Sites-Bedingungen, OpenAI-Datenverarbeitungsabkommen, Unterauftragsverarbeiter und Cloudflare-Datenschutzhinweise.

4. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie mich kontaktieren, verarbeite ich Ihre Kontaktdaten und die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens. Bei vertragsbezogenen Anfragen beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei sonstigen Anfragen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und dem berechtigten Interesse an einer sachgerechten Kommunikation.

Die Angaben werden aufbewahrt, solange die Bearbeitung des Anliegens und gegebenenfalls anschließende Rückfragen dies erfordern. Soweit aus der Anfrage eine Vertragsbeziehung entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, richtet sich die weitere Aufbewahrung nach diesem Zweck und den jeweils anwendbaren Pflichten. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

5. Newsletter- und Demoformulare

Die Newsletter- und Demoformulare auf der Startseite sind derzeit ausdrücklich als Vorschau gekennzeichnet. Beim Betätigen der jeweiligen Schaltfläche werden die eingetragenen Angaben nicht an einen Newsletteranbieter oder an ein E-Mail-Postfach übermittelt und nicht als Anfrage oder Anmeldung gespeichert. Sie werden nur innerhalb der geöffneten Seite angezeigt. Das Ausfüllen löst insbesondere kein Newsletterabonnement aus.

Für eine tatsächliche Anfrage nutzen Sie bitte die Kontaktangaben im Impressum. Vor der Aktivierung eines echten Newsletter- oder Formularversands werden diese Hinweise um den jeweiligen Ablauf und die beteiligten Dienste ergänzt.

6. Registrierung und Verwaltung des Betriebszugangs

Die Betriebsregistrierung unter „Login-Bereich“ ist aktiv und von den Vorschauformularen der Startseite zu unterscheiden. Verarbeitet werden Betriebsname, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail-Adresse, Benutzername, das als gesalzener Prüfwert gespeicherte Passwort und gegebenenfalls eine Telefonnummer. Hinzu kommen Registrierungs- und Änderungszeitpunkte, Bearbeitungsstatus, Einrichtungseinstellungen sowie interne Vermerke zur Prüfung und Freigabe.

Diese Daten werden zur Prüfung des Zugangsantrags, zur Kommunikation, zur Einrichtung und zur Verwaltung des Betriebszugangs genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung oder Durchführung des Nutzungsverhältnisses dient. Bei Kontaktpersonen, die für einen Betrieb handeln, und für die organisatorische Zuordnung beruht sie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Einrichtung und Betreuung eindeutig zugeordneter Betriebszugänge.

Die Freigabe eines Betriebs erfolgt durch persönliche Prüfung; es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Zulassung. Zugangsanträge und Kontodaten werden für die Prüfung und gegebenenfalls die Dauer der Nutzung aufbewahrt. Bei nicht zustande gekommener oder beendeter Nutzung ist maßgeblich, ob noch Rückfragen, offene Ansprüche, Sicherheitszwecke oder gesetzliche Pflichten eine Aufbewahrung erfordern. Eine automatische Löschung nach einer bestimmten Tageszahl wird nicht behauptet. Löschanfragen können an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

7. Anmeldung, Sicherheitsdaten und Cookies

Nach erfolgreicher Anmeldung setzt WinFlow das technisch erforderliche Cookie wf_access. Es ordnet die Anmeldung dem freigegebenen Konto zu und ist auf höchstens zwölf Stunden befristet. Es wird bei der Abmeldung entfernt. Das Cookie ist bei HTTPS gegen unverschlüsselte Übertragung geschützt und kann nicht durch Seitenskripte ausgelesen werden. Serverseitig werden zur Sitzungsprüfung ein Prüfwert der Sitzungskennung, der Kontobezug, der Ablaufzeitpunkt und eine Kennung zum Schutz vor unbefugten Formularaufrufen verarbeitet.

Zum Schutz vor automatisierten Anmelde- und Registrierungsversuchen werden aus IP- beziehungsweise Kontoangaben abgeleitete Prüfwerte und Versuchszähler verwendet. Die Begrenzung bewertet Versuche in einem Zeitfenster von 15 Minuten. Freigabe- und Sperraktionen des Administrators werden für Nachvollziehbarkeit und Sicherheit protokolliert.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die angeforderte Anmeldung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die Sicherheitsmaßnahmen. Der Zugriff auf Ihr Endgerät für die angeforderte Anmeldefunktion beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Hostingplattform kann weitere für Auslieferung, Anmeldung oder Missbrauchsschutz erforderliche technische Informationen verarbeiten.

8. Schulungsvideos, Schriften und Reichweitenmessung

Die Schulungsvideos werden als Videodateien über die Website bereitgestellt. Es werden dafür keine YouTube- oder Vimeo-Player eingebettet. Beim Abruf entstehen die unter Hosting beschriebenen technischen Verbindungsdaten; der Abruf übermittelt keine Formulareingaben an den Dienst, mit dem die Sprecherstimme erzeugt wurde.

Im Anwendungscode der öffentlichen Startseite sind keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Trackingdienste eingebunden. Die auf der Seite verwendeten Schrift- und Gestaltungsressourcen werden über den Internetauftritt bereitgestellt. Technische Verarbeitung durch die Hostingplattform bleibt hiervon unberührt.

9. Daten in der freigegebenen WinFlow-Arbeitsumgebung

Die Arbeitsumgebung kann je nach Nutzung Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Projekt- und Aufmaßangaben, Angebots- und Auftragsdokumente, Lieferinformationen, Rechnungen und manuell erfasste Zahlungsstände sowie Montage-, Zeit-, Foto-, Mängel- und Unterschriftsdokumentationen enthalten. Sie dient der betrieblichen Projektabwicklung und ist zugangsgeschützt.

Für Zweck, Umfang, Rechtsgrundlage und Information der eigenen Kunden oder Beschäftigten ist der jeweils datenverarbeitende Betrieb verantwortlich. Soweit Workflow Digital hierfür Daten im Auftrag eines anderen Betriebs verarbeitet, sind die jeweiligen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und die betriebsbezogenen Datenschutzhinweise maßgeblich. Diese Hinweise zur Website und Zugangsverwaltung ersetzen diese Vereinbarungen nicht.

10. Empfänger und Weitergabe

Zugriff auf Registrierungs- und Kontodaten haben die mit der Prüfung und Betreuung betrauten Personen sowie die für Hosting und Infrastruktur eingesetzten Dienstleister im erforderlichen Umfang. Für Nachrichten per E-Mail sind außerdem die beteiligten E-Mail-Dienstleister eingebunden. Eine Veröffentlichung von Registrierungsdaten findet nicht statt. Weitergaben an Behörden oder andere Stellen erfolgen, soweit dafür eine gesetzliche Verpflichtung oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage besteht.

11. Ihre Rechte

Sie können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung und die Übertragung Ihrer Daten verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruchsrecht: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Bei einer Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an info@jansen-hausservice.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Pflichtangaben und Aktualisierung

Die als erforderlich gekennzeichneten Angaben der Betriebsregistrierung werden für die Bearbeitung und Zuordnung des Antrags benötigt. Ohne sie kann der Zugangsantrag nicht bearbeitet werden. Die allgemeine Informationsseite und Schulungsvideos können ohne Betriebsregistrierung aufgerufen werden.

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich Datenverarbeitung oder Funktionen ändern, insbesondere vor einem echten Newsletterversand oder dem Einsatz zusätzlicher Dienste. Stand: 28. Oktober 2026.